¿Conoces los gastos ocultos de tu empresa?

En la vida hay que escoger entre ganar dinero o gastarlo: no hay tiempo para las dos cosas. - Edoward Bourdet

Especialmente en tiempos económicos difíciles, las empresas que no son capaces de rastrear sus gastos están pasando por alto una gran oportunidad de ahorro.

Los gastos generados por los ejecutivos de las empresas  pueden  representar un porcentaje increíblemente alto  del  total  del  gasto corporativo, mantener control sobre esto es un aspecto crítico,   sobre todo en entornos de economías dependientes en gran medida de mercados globales o presionados por entornos políticos o sociales.

Las compañías que no pueden supervisar,  analizar,  controlar,  rastrear,  ver tendencias de tipos de gastos que realizan sus ejecutivos,  etc., están dejando  pasar enormes oportunidades.

Escenarios de gastos por viajes innecesarios,  gastos de último momento, copras no autorizadas de acuerdo  a políticas,  con proveedores no certificados,  ofertas o descuentos no aprovechados,  errores en flujos en la comprobación de gastos,  etc., son realidades  con los que se enfrentan las empresas en el  rubro de gestión de gastos diariamente.

Adicionalmente,  se tienen gastos ocultos que puede incluir tiempo  y esfuerzo en actividades administrativas relacionadas con  el  registro, validación,  archivo, contabilización,  pagos etc, sin mencionar gastos ficticios realizados por ejecutivos de las empresas.

Actualmente las herramientas de gestión de gastos son  un medio para que las empresas puedan  tener control sobre el  difícil  rubro de gastos de cada uno de sus representantes.

Las organizaciones emprendedoras que logran obtener el  control de sus gastos de representación o de operación aprecian beneficios directamente en sus reportes financieros. Entre otros los beneficios de utilizar herramientas de gestión de gastos han sido:

• Cumplimiento de políticas de gastos de la empresa
• Reducción de tiempo en comprobación de gastos
• Control de gastos y tendencias de cada empleado
• Ahorros a través de negociaciones con proveedores frecuentes
• Reducción de compras y viajes innecesarios o no aprobados
• Incremento de productividad de ejecutivos al tener medios eficaces de aprobación
• Reducción de costos administrativos relacionas con manejo de viáticos
• Pistas de Auditoría a través de informes de gastos electrónicos

En GCM contamos con la solución para Gestión de Gastos (Expense Management) que pueden ayudar a las organizaciones a alcanzar estos objetivos.

Por: Lic. Carlos Elizur -Socio GCM